المدخلات لعملية تحديد المخاطر في إدارة المشاريع

تُعد عملية تحديد المخاطر (Risk Identification) من الخطوات الجوهرية والأساسية في إدارة المشاريع، حيث تمثل حجر الأساس لأي خطة إدارة مخاطر فعالة. هذه العملية تهدف إلى التعرف على كل المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على المشروع سواء كانت داخلية أم خارجية، مباشرة أم غير مباشرة، ومن ثم اتخاذ الإجراءات المناسبة لمواجهتها أو تقليل آثارها. ولكي تتم عملية تحديد المخاطر بدقة وكفاءة، هناك مجموعة من المدخلات (Inputs) الضرورية، والتي تعمل كالمادة الخام التي يعتمد عليها فريق المشروع لاستخلاص المخاطر وتحليلها. سنستعرض هذه المدخلات بالتفصيل.

1. بيان نطاق المشروع (Project Scope Statement)

يعد بيان نطاق المشروع أحد أهم المدخلات لعملية تحديد المخاطر. يتضمن هذا البيان وصفًا واضحًا للمنتج أو الخدمة النهائية التي يسعى المشروع لتحقيقها، وكذلك الأهداف الرئيسية والحدود والتسليمات المتوقعة. من خلال بيان النطاق، يستطيع فريق إدارة المشروع تحديد المخاطر المرتبطة بمدى شمولية المشروع، مدى وضوح متطلباته، واحتمالية وجود تناقضات بين ما هو مطلوب وما سيتم تسليمه. على سبيل المثال، إذا كان نطاق المشروع غير محدد بدقة، فقد يظهر خطر عدم التوافق بين توقعات العميل والنتائج النهائية، وهو ما يسمى بمخاطر نطاق المشروع.

2. سجل المخاطر (Risk Register) السابق

يعتبر سجل المخاطر الذي تم إنشاؤه في المشاريع السابقة أو في مراحل سابقة من المشروع الحالي مدخلاً مهمًا لتحديد المخاطر الجديدة أو المتكررة. يساعد هذا السجل على التعرف على المخاطر التي سبق حدوثها، وتقييم فعالية الإجراءات التي تم اتخاذها لمواجهتها، ومن ثم استخلاص دروس لتجنب تكرار الأخطاء نفسها. يمكن أن يشمل سجل المخاطر أنواع المخاطر، احتمالية حدوثها، تأثيرها على المشروع، والاستراتيجيات المتبعة لإدارتها.

3. بيانات الخبراء وأعضاء الفريق (Expert Judgment & Team Knowledge)

الخبرة المكتسبة لأعضاء الفريق والخبراء الخارجيين تعتبر من أهم المدخلات غير الملموسة لعملية تحديد المخاطر. فالمعرفة العملية والخبرة السابقة تساعد على توقع المخاطر التي قد لا تكون واضحة من خلال الوثائق الرسمية فقط. يُستخدم أسلوب الاستشارات أو الاجتماعات الجماعية مع الخبراء لتحديد مخاطر محتملة بناءً على المعرفة المتراكمة، وتقديم تقييم أولي حول مدى خطورتها وأولويتها.

4. عقود المشروع واتفاقيات الموردين (Contracts & Agreements)

العقود والاتفاقيات الموقعة مع الموردين أو المقاولين تعتبر مدخلاً مهمًا، حيث قد تكشف عن مخاطر محتملة تتعلق بالجدول الزمني، جودة المواد، الأسعار، أو شروط الدفع. على سبيل المثال، شرط جزائي بسبب التأخير في التوريد يمثل مخاطرة مالية محتملة على المشروع، ويمكن لفريق إدارة المخاطر التعرف عليها مسبقًا ووضع خطة للتعامل معها.

5. خطط الإدارة السابقة (Previous Plans & Lessons Learned)

الاطلاع على خطط إدارة المشاريع السابقة والدروس المستفادة يعتبر مدخلاً مهمًا لتحديد المخاطر. هذه الخطط توفر رؤية لكيفية إدارة المشاريع المماثلة، وما هي التحديات التي واجهتها، وما هي المخاطر التي لم يتم توقعها مسبقًا. من خلال دراسة هذه الخطط، يمكن للفريق استخلاص مجموعة من المخاطر المحتملة وتقييم أهميتها.

6. قوائم المراجعة (Checklists)

قوائم المراجعة أو Checklists عبارة عن أدوات مدعومة بخبرات سابقة لمشاريع مشابهة، وتضم أنواع المخاطر الشائعة في مجال معين. تساعد هذه القوائم الفريق على ضمان عدم إغفال أي خطر محتمل، خصوصًا المخاطر التقليدية أو المتكررة. على سبيل المثال، قوائم مراجعة المشاريع الهندسية قد تشمل مخاطر تتعلق بالتصميم، التوريد، السلامة، أو البيئة.

7. المعايير التنظيمية والسياسات الداخلية (Organizational Standards & Policies)

تعد المعايير والسياسات الداخلية للمنظمة مدخلاً أساسيًا، لأنها تحدد الإطار العام لإدارة المخاطر، ومتطلبات الامتثال، والتوجهات الاستراتيجية التي يجب أن يلتزم بها المشروع. فقد تفرض بعض السياسات تقييم المخاطر البيئية أو المخاطر المالية قبل بدء أي مشروع، مما يساعد في الكشف المبكر عن المخاطر المحتملة.

8. البيانات المالية والموارد (Financial & Resource Data)

تتضمن البيانات المالية والموارد المتاحة للمشروع معلومات هامة لتحديد المخاطر المتعلقة بالميزانية، التمويل، وتوافر الموارد البشرية والمادية. على سبيل المثال، ميزانية محدودة قد تؤدي إلى مخاطر في جودة التنفيذ أو التأخير، بينما نقص الموارد البشرية قد يزيد من احتمالية حدوث أخطاء تشغيلية.

9. البيئة التنظيمية والسياق الخارجي (Enterprise Environmental Factors)

تلعب العوامل البيئية التنظيمية والسياق الخارجي دورًا مهمًا في تحديد المخاطر، حيث تشمل البيئة القانونية، الاقتصادية، التكنولوجية، والاجتماعية التي يعمل فيها المشروع. فهم هذه البيئة يساعد الفريق على توقع المخاطر الناتجة عن تغييرات القوانين، المنافسة، أو الأحداث الطارئة مثل الأزمات الاقتصادية أو الكوارث الطبيعية.

10. أدوات التحليل والتقنيات (Analytical Tools & Techniques)

على الرغم من أن الأدوات والتقنيات تُصنف غالبًا كوسائل لعملية تحديد المخاطر، إلا أنها تُعتبر مدخلات رئيسية لأنها توفر منهجيات منظمة لاكتشاف المخاطر. من هذه الأدوات تحليل SWOT، تحليل السبب والجذر، العصف الذهني، ومخططات التدفق. تساعد هذه الأساليب على استكشاف المخاطر المحتملة من جوانب مختلفة للمشروع بطريقة منهجية ومنظمة.

11. متطلبات أصحاب المصلحة (Stakeholder Requirements)

أحد المدخلات الهامة أيضًا هو متطلبات واحتياجات أصحاب المصلحة، والتي قد تكشف عن مخاطر تتعلق بالرضا، التوقعات، أو التغيرات المفاجئة في نطاق المشروع. عدم فهم هذه المتطلبات بدقة قد يؤدي إلى مخاطر متعلقة بالتواصل أو تنفيذ المشروع بطريقة غير مرضية لأصحاب المصلحة.

12. الافتراضات والقيود (Assumptions & Constraints)

أي مشروع يتضمن افتراضات محددة وقيودًا زمنية، مالية، أو تقنية. تعتبر هذه الافتراضات والقيود مدخلًا مهمًا لتحديد المخاطر، حيث أن أي انحراف عن الافتراضات أو صعوبة في الالتزام بالقيود قد يولد مخاطر تؤثر على نجاح المشروع. على سبيل المثال، افتراض توفر مورد معين خلال فترة زمنية محددة، وإذا لم يتوافر المورد، سيحدث خطر التأخير.

الخلاصة

تحديد المخاطر بنجاح يتطلب توفر مجموعة متكاملة من المدخلات التي تغطي جميع جوانب المشروع، بدءًا من نطاقه، العقود، الخبرة، السياسات، البيانات المالية، البيئة الخارجية، وحتى متطلبات أصحاب المصلحة والقيود. هذه المدخلات لا تعمل بمعزل عن بعضها، بل تتكامل لتتيح عملية تقييم دقيقة للمخاطر المحتملة، مما يمكّن فريق المشروع من وضع خطط مسبقة للحد من تأثير هذه المخاطر أو الاستفادة من الفرص التي قد تنشأ.

فمن دون هذه المدخلات، قد يصبح تحديد المخاطر عملية عشوائية وغير فعالة، مما يزيد من احتمالية تعرض المشروع لمخاطر غير محسوبة تؤثر على الجدول الزمني، الميزانية، وجودة التسليمات.

في النهاية، يمكن القول إن المدخلات لعملية تحديد المخاطر تشكل العمود الفقري لإدارة المخاطر الفعالة، ومن خلالها يتم الانتقال إلى المرحلة التالية من إدارة المخاطر، وهي تقييم وتحليل المخاطر (Risk Analysis) واتخاذ القرارات الاستراتيجية للتعامل معها.

سجل الان في دورة إدارة المشاريع الإحترافية PMP