في أي عملية يُحدد المعايير (Standards) التي سيُقاس المشروع وفقها؟

تحديد المعايير (Standards) في إدارة المشاريع: العملية وأهميتها

في عالم إدارة المشاريع، تُعتبر عملية تحديد المعايير (Standards) حجر الأساس الذي يقوم عليه تقييم أداء المشروع ونجاحه. هذه المعايير تمثل المرجع الذي يُقاس وفقه مدى التقدم، جودة النتائج، ومدى تحقيق أهداف المشروع. فمن دون وجود معايير واضحة، يصبح قياس الأداء وتقييم النتائج مجرد تقديرات عشوائية لا تعكس الواقع. وفي هذا المقال، سنستعرض بالتفصيل أي عملية تُحدد المعايير التي يُقاس المشروع وفقها، وأهميتها، ومراحلها، وأدواتها، وكيفية تطبيقها عمليًا.

أولًا: مفهوم المعايير في المشاريع

المعايير أو Standards هي مجموعة من القواعد أو المواصفات أو المؤشرات التي تحدد كيف يجب أن يتم تنفيذ المشروع، وما هي النتائج المقبولة والمرغوبة. قد تكون هذه المعايير كمية مثل عدد المنتجات المنتجة، زمن التسليم، التكلفة، أو نوعية مثل جودة المنتج أو مستوى رضا العملاء.

وتكمن أهمية المعايير في أنها:

1. تضع خطًا واضحًا للنجاح والفشل: فعندما يعرف فريق المشروع ما هي المعايير المطلوبة، يصبح لديهم مرجع لتقييم الإنجازات.
2. تساعد في مراقبة الأداء: إذ يمكن مقارنة النتائج الفعلية بالمعايير المحددة لاكتشاف الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
3. تعزز الشفافية: كل الأطراف المعنية يعرفون ما هو المتوقع، مما يقلل النزاعات وسوء الفهم.
4. تمكّن من التحسين المستمر: تحليل الانحراف عن المعايير يساعد على التعلم وتطوير العمليات المستقبلية.

ثانيًا: العملية التي تحدد المعايير

العملية التي يُحدد من خلالها المعايير تُعرف في إدارة المشاريع بـ تخطيط إدارة الجودة (Plan Quality Management). هذه العملية جزء من مجال إدارة الجودة في المشاريع، وهي تهدف إلى وضع المعايير، الإجراءات، والسياسات التي ستُستخدم لتقييم جودة المنتج أو الخدمة ومخرجات المشروع.

أهداف عملية تخطيط إدارة الجودة

1. تحديد متطلبات الجودة: أي ما هي الخصائص التي يجب أن تتوافر في المنتج النهائي.
2. تحديد المعايير القياسية: مثل المعايير الوطنية، الدولية، أو المعايير الداخلية للشركة.
3. تحديد طرق القياس والمراجعة: أي كيف سيتم قياس الجودة والتأكد من الالتزام بالمعايير.
4. توضيح المسؤوليات: تحديد من المسؤول عن تنفيذ المعايير، ومن سيقوم بالمراجعة والتقييم.

ثالثًا: مدخلات عملية تحديد المعايير

تتطلب عملية تحديد المعايير عدة مدخلات رئيسية، من أهمها:

1. وثيقة نطاق المشروع (Project Scope Statement): تحتوي على وصف دقيق لما يجب أن يُنجز، وبالتالي توفر قاعدة لتحديد ما يجب أن يكون معيارًا للنجاح.
2. متطلبات أصحاب المصلحة (Stakeholder Requirements): معرفة توقعاتهم من الجودة والنتائج النهائية.
3. سياسات وإجراءات الشركة: تشمل أي معايير أو إجراءات قياسية مطبقة مسبقًا على المشاريع.
4. المعايير الدولية والمحلية: مثل ISO 9001 لإدارة الجودة، أو أي معايير مهنية متعارف عليها.
5. تجارب المشاريع السابقة: الاستفادة من المشروعات السابقة التي يمكن أن توضح المعايير الواقعية والمتوقعة.

رابعًا: أدوات وتقنيات تحديد المعايير

هناك العديد من الأدوات والتقنيات التي تُستخدم أثناء تحديد المعايير لضمان دقتها وملاءمتها للمشروع، ومن أبرزها:

1. تحليل التكلفة والجودة (Cost-Benefit Analysis): لتحديد ما إذا كانت المعايير الممكنة قابلة للتطبيق اقتصاديًا.
2. العصف الذهني (Brainstorming): يجمع آراء فريق المشروع والخبراء لوضع قائمة بالمعايير الممكنة.
3. المقارنة المعيارية (Benchmarking): مقارنة المشروع بمعايير مشاريع مشابهة أو الشركات الرائدة في المجال.
4. مخططات السبب والنتيجة (Cause and Effect Diagrams): تساعد على تحديد العوامل التي تؤثر على الجودة وبالتالي وضع المعايير المناسبة.
5. المراجعات والمقابلات مع أصحاب المصلحة: للحصول على فهم أعمق لتوقعاتهم حول جودة المشروع.

خامسًا: مخرجات عملية تحديد المعايير

بعد تطبيق هذه العملية، عادة ما تنتج عدة مخرجات أساسية:

1. خطة إدارة الجودة (Quality Management Plan): وهي الوثيقة التي تحدد المعايير، الإجراءات، والمسؤوليات المتعلقة بالجودة في المشروع.
2. المؤشرات القياسية (Quality Metrics): مجموعة من المؤشرات القابلة للقياس التي تُستخدم لتقييم الأداء.
3. قوائم التحقق (Checklists): أدوات تساعد فريق المشروع على التأكد من الالتزام بالمعايير أثناء التنفيذ.
4. التوثيق الرسمي للمعايير: أي سجل رسمي يُبين المعايير المتفق عليها والمقبولة من جميع الأطراف.

سادسًا: تطبيق المعايير في مراقبة المشروع

تطبيق المعايير ليس مجرد خطوة وحيدة، بل هو عملية مستمرة خلال مراحل مراقبة المشروع. يتم ذلك عبر:

1. جمع البيانات والمعلومات عن الأداء الفعلي: من خلال تقارير يومية، أسبوعية أو شهرية.
2. مقارنة النتائج بالمعايير المحددة: لمعرفة ما إذا كان هناك انحراف عن الخطة.
3. تحليل الانحرافات: لتحديد أسبابها، سواء كانت متعلقة بالموارد، العمليات، أو إدارة الوقت.
4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية: مثل إعادة التخطيط أو تعديل العمليات لضمان الالتزام بالمعايير.

سابعًا: أهمية تحديد المعايير بدقة

تحديد المعايير بدقة له أثر مباشر على نجاح المشروع:

1. تقليل المخاطر: لأن كل الانحرافات عن المعايير تصبح واضحة ويتم التعامل معها مبكرًا.
2. تعزيز رضا العملاء: من خلال التأكد أن النتائج تتوافق مع توقعاتهم.
3. رفع كفاءة الفريق: لأنهم يعرفون ما هو المطلوب بالضبط، مما يقلل الهدر في الوقت والموارد.
4. تسهيل تقييم الأداء: سواء على مستوى المشروع ككل أو على مستوى الفرق والأفراد.

ثامنًا: التحديات التي قد تواجه تحديد المعايير

على الرغم من أهميتها، قد تواجه عملية تحديد المعايير عدة تحديات، منها:

1. تعدد أصحاب المصلحة وتباين توقعاتهم: مما يصعب الاتفاق على معايير موحدة.
2. غياب البيانات التاريخية: مما يجعل وضع معايير واقعية صعبًا.
3. تغير متطلبات المشروع أثناء التنفيذ: مما قد يتطلب إعادة مراجعة المعايير.
4. الاعتماد على معايير خارجية: التي قد لا تكون مناسبة تمامًا للبيئة المحلية أو المشروع الخاص.

تاسعًا: نصائح عملية لتحديد المعايير بنجاح

لتجنب الصعوبات وضمان فعالية المعايير، يمكن اتباع النصائح التالية:

1. البدء بمعايير واضحة وقابلة للقياس: مثل تحديد أرقام، نسب، أو مستويات أداء دقيقة.
2. مراجعة المعايير مع أصحاب المصلحة: لضمان التوافق مع توقعاتهم.
3. تحديث المعايير عند الحاجة: مع أي تغيير جوهري في نطاق المشروع.
4. تدريب فريق المشروع على فهم وتطبيق المعايير: لضمان الالتزام من الجميع.
5. توثيق كل شيء بشكل رسمي: لتجنب أي خلافات مستقبلية حول التقييم.

الخاتمة

في نهاية المطاف، عملية تحديد المعايير (Standards) هي قلب إدارة الجودة في المشروع وأساس نجاحه. من خلال وضع معايير واضحة وقابلة للقياس، يصبح من الممكن مراقبة الأداء، تقييم النتائج، وتحقيق رضا العملاء. العملية تبدأ بتخطيط إدارة الجودة، وتستخدم عدة مدخلات وأدوات، وتؤدي إلى مخرجات مثل خطة إدارة الجودة والمؤشرات القياسية. وبالتطبيق الدقيق والمراجعة المستمرة، تضمن هذه العملية أن المشروع يسير وفق المعايير المطلوبة، وأن النتائج النهائية تحقق الأهداف المرجوة بكفاءة وفاعلية.

سجل الان في دورة إدارة المشاريع الإحترافية PMP