ما هي علاقة المشروع مع البيئة الأعمال (Business Environment) في امتحان PMP؟

مقدمة

تعتبر العلاقة بين المشروع والبيئة الأعمال (Business Environment) من المحاور الأساسية في إدارة المشاريع، خاصة في سياق امتحان PMP، حيث يركز المعهد الأمريكي لإدارة المشاريع (PMI) على فهم كيف تتأثر المشاريع وتؤثر في البيئة المحيطة بها. البيئة الأعمال تشمل العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على نجاح المشروع أو فشله، وهي ليست مجرد إطار نظري بل حقيقة عملية يجب على مدير المشروع إدراكها والعمل وفقها.

يتمثل الهدف الأساسي من دراسة هذه العلاقة في ضمان توافق المشروع مع استراتيجيات المؤسسة، وتحقيق القيمة المستهدفة، وتفادي المخاطر المحتملة التي قد تنتج عن التغيرات في البيئة المحيطة.

مفهوم البيئة الأعمال (Business Environment)

البيئة الأعمال هي مجموعة العوامل والظروف المحيطة بالمؤسسة والتي تؤثر على الطريقة التي يتم بها تنفيذ المشروع. ويمكن تقسيمها إلى نوعين رئيسيين:

1. العوامل الداخلية للمؤسسة (Internal Factors):
   1. هي العناصر التي يمكن التحكم بها داخل المنظمة، وتشمل الهيكل التنظيمي، الثقافة التنظيمية، الموارد البشرية، العمليات الداخلية، السياسات، وأنظمة إدارة الجودة.
   1. مثال: إذا كانت المؤسسة تتمتع بثقافة تنظيمية تدعم الابتكار، فإن المشاريع التي تتطلب حلول إبداعية ستجد بيئة مناسبة للنجاح.
2. العوامل الخارجية (External Factors):
   1. هي العناصر التي تؤثر على المشروع من خارج المنظمة ولا يمكن التحكم فيها مباشرة، مثل اللوائح الحكومية، المنافسة في السوق، الاقتصاد، التكنولوجيا، توقعات العملاء، والاتجاهات العالمية.
   1. مثال: قد يؤثر تغيير قانون ضريبي على تكاليف المشروع، وبالتالي يجب على مدير المشروع تعديل الميزانية والخطط وفقًا لذلك.

أهمية البيئة الأعمال للمشروع

1. توجيه الاستراتيجية والمبادرات:
   المشاريع لا تعمل بمعزل عن أهداف المؤسسة؛ بل هي وسيلة لتحقيق استراتيجية محددة. ففهم البيئة الأعمال يساعد مدير المشروع على التأكد من أن المشروع يدعم أهداف المنظمة الكبرى.
2. تحقيق القيمة المضافة:
   إدارة المشروع الفعالة يجب أن تركز على تقديم قيمة للمؤسسة ولأصحاب المصلحة. معرفة البيئة الأعمال تساعد على تحديد ما إذا كان المشروع يساهم في الربحية، الكفاءة، أو تحسين تجربة العملاء.
3. توقع المخاطر والفرص:
   البيئة الأعمال هي المصدر الأساسي للتغيرات التي قد تؤثر على المشروع، مثل المنافسة الشديدة أو التغيرات الاقتصادية. بالتالي، فهم هذه البيئة يساعد على تطوير استراتيجيات لإدارة المخاطر والفرص.
4. تحقيق التوافق التنظيمي:
   المشاريع الناجحة تتطلب توافقًا مع الثقافة التنظيمية وأنظمة العمل الداخلية. على سبيل المثال، مشروع تقني قد يفشل إذا لم يتوافق مع بيئة الأعمال التي ترفض المخاطرة أو التغيير.

علاقة البيئة الأعمال بالمجالات المعرفية لإدارة المشاريع

في امتحان PMP، يتم التأكيد على أن البيئة الأعمال تؤثر على جميع مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع، ويمكن توضيح ذلك كما يلي:

1. إدارة التكامل (Integration Management):
   1. تحتاج المشاريع إلى التأكد من أن جميع عناصر المشروع متوافقة مع البيئة الأعمال، بما في ذلك الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
2. إدارة النطاق (Scope Management):
   1. فهم البيئة الأعمال يساعد على تحديد نطاق المشروع بشكل يعكس الاحتياجات الحقيقية للمؤسسة وليس فقط رغبات الفريق أو أصحاب المصلحة.
3. إدارة الوقت (Schedule Management):
   1. العوامل الخارجية مثل تقلبات السوق أو مواسم الذروة تؤثر على مواعيد تسليم المشروع، ولذلك يجب التخطيط وفق البيئة المحيطة.
4. إدارة التكلفة (Cost Management):
   1. التغيرات الاقتصادية أو أسعار المواد تؤثر على تقديرات التكاليف. معرفة البيئة الأعمال تمكن مدير المشروع من ضبط الميزانية بشكل واقعي.
5. إدارة الجودة (Quality Management):
   1. الجودة المطلوبة قد تتأثر بمعايير الصناعة أو توقعات العملاء، وهي جزء من البيئة الأعمال الخارجية.
6. إدارة الموارد البشرية (Resource Management):
   1. الثقافة التنظيمية وسياسات الشركة تحدد كيفية إدارة فرق المشروع، توزيع المهام، وتحفيز الموظفين.
7. إدارة التواصل (Communications Management):
   1. فهم البيئة الداخلية والخارجية يساعد على اختيار أسلوب التواصل المناسب مع أصحاب المصلحة، سواء كانوا داخليين أم خارجيين.
8. إدارة المخاطر (Risk Management):
   1. البيئة الأعمال هي المصدر الأساسي للتغيرات والمخاطر، وفهمها يمكن من تحليل المخاطر بشكل أفضل وتطوير خطط الاستجابة الفعالة.
9. إدارة المشتريات (Procurement Management):
   1. التغيرات في الموردين أو القوانين المحلية تؤثر على عمليات الشراء والتعاقدات.
10. إدارة أصحاب المصلحة (Stakeholder Management):
    1. البيئة الأعمال تحدد من هم أصحاب المصلحة الرئيسيون، ما هي اهتماماتهم، وكيفية إدارة توقعاتهم لتحقيق الدعم اللازم للمشروع.

العلاقة بين المشروع والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة

وفق PMI, المشاريع يجب أن تكون أدوات لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، ولا تقتصر على تنفيذ المهام فحسب. هذه العلاقة تعكس فهم البيئة الأعمال بشكل كامل، بما في ذلك:

• التوافق مع استراتيجية النمو: المشاريع التي تدعم التوسع في السوق أو تطوير منتجات جديدة تعكس فهم البيئة السوقية.
• التوافق مع استراتيجيات الكفاءة: المشاريع التي تهدف لتقليل التكاليف أو تحسين العمليات تعكس فهم البيئة الداخلية للمنظمة.
• تحقيق قيمة مادية ومعنوية: المشاريع يجب أن تساهم في الربحية والسمعة المؤسسية، وهو ما يعتمد على تحليل البيئة الأعمال بعناية.

أمثلة عملية

1. مشروع تطوير تطبيق جديد:
   1. البيئة الداخلية: فريق تطوير متمكن، دعم الإدارة العليا، ثقافة تشجع الابتكار.
   1. البيئة الخارجية: تغير سريع في تكنولوجيا الهواتف الذكية، منافسة قوية في السوق، توقعات العملاء المرتفعة.
   1. العلاقة: نجاح المشروع يعتمد على التوازن بين القدرات الداخلية ومواكبة التغيرات الخارجية.
2. مشروع إنشاء مصنع جديد:
   1. البيئة الداخلية: سياسات الشركة واضحة حول السلامة والجودة.
   1. البيئة الخارجية: قوانين بيئية صارمة، أسعار مواد البناء، المنافسة المحلية.
   1. العلاقة: الفشل في فهم البيئة الخارجية يؤدي إلى تأخيرات أو غرامات، مما يؤثر على الجدوى الاقتصادية للمشروع.

دور مدير المشروع في التعامل مع البيئة الأعمال

مدير المشروع يلعب دور الوسيط بين المشروع وبيئته الأعمال، وذلك من خلال:

1. تحليل البيئة المحيطة: فهم جميع العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة على المشروع.
2. تكييف خطط المشروع: تعديل نطاق المشروع، الجدول الزمني، أو الميزانية وفقًا للتغيرات في البيئة الأعمال.
3. التواصل الفعال: نقل المعلومات لأصحاب المصلحة وضمان توافق توقعاتهم مع واقع البيئة.
4. اتخاذ قرارات مستنيرة: استخدام تحليل البيئة لتقييم المخاطر والفرص قبل اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

العلاقة في سياق امتحان PMP

في امتحان PMP, يركز سؤال البيئة الأعمال على:

• فهم كيف تؤثر العوامل الداخلية والخارجية على نجاح المشروع.
• معرفة كيفية توافق المشروع مع أهداف المؤسسة وقيمتها المضافة.
• القدرة على التعامل مع التغيرات في البيئة، سواء كانت فرصة أو تهديد.
• تطبيق مبادئ Business Environment Considerations على جميع مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع.

الأسئلة عادة تكون سيناريوهات عملية تتطلب من المتقدم اختيار أفضل قرار بناءً على فهم البيئة الأعمال، مثل:

• تعديل خطة المشروع لمواكبة تغيير خارجي.
• التواصل مع أصحاب المصلحة لضمان توافق المشروع مع الاستراتيجية.
• تقييم المخاطر الناتجة عن التغيرات الاقتصادية أو التكنولوجية.

خاتمة

علاقة المشروع مع البيئة الأعمال (Business Environment) تعتبر عنصرًا حيويًا في نجاح أي مشروع، ولا يمكن لأي مدير مشروع تجاهل تأثير البيئة الداخلية والخارجية على جميع مجالات إدارة المشروع. في سياق امتحان PMP, يُختبر فهم المتقدم لهذه العلاقة وقدرته على التعامل مع التغيرات بطريقة استراتيجية تضمن تحقيق أهداف المشروع وأهداف المؤسسة.

ففهم البيئة الأعمال ليس مجرد معرفة نظرية، بل مهارة عملية تمكن مدير المشروع من:

• التنبؤ بالتحديات والفرص.
• التوافق مع الاستراتيجيات المؤسسية.
• تقديم قيمة حقيقية للمؤسسة.
• إدارة المخاطر والتواصل بفعالية مع أصحاب المصلحة.

باختصار، المشروع لا يعمل في فراغ؛ بل هو جزء متكامل من البيئة الأعمال، وفهم هذه العلاقة هو مفتاح النجاح والاستعداد الأمثل لامتحان PMP.

سجل الان في دورة إدارة المشاريع الإحترافية PMP