ما هي عملية التحقق من النطاق (Validate Scope) وما الفرق بينها وبين ضبط النطاق (Control Scope)؟

مقدمة

في إدارة المشاريع، يعتبر النطاق (Scope) أحد أهم عناصر النجاح، فهو يحدد ما سيتم إنجازه وما لن يتم إنجازه ضمن المشروع. ويُعد التحكم في النطاق والتأكد من مطابقته لما تم الاتفاق عليه من أبرز تحديات مديري المشاريع. ومن هنا ظهرت عمليتان أساسيتان في إطار إدارة النطاق وفقًا لدليل PMBOK الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI):

1. عملية التحقق من النطاق (Validate Scope)
2. عملية ضبط النطاق (Control Scope)

ورغم تشابه الاسمين، فإن لكل منهما غرضًا ووظيفة مختلفة داخل دورة حياة المشروع. وسنستعرض في هذا المقال معنى كل منهما، وأهدافها، وأدواتها، ومخرجاتها، ثم نوضح الفرق الجوهري بينهما.

أولاً: مفهوم عملية التحقق من النطاق (Validate Scope)

عملية التحقق من النطاق هي العملية التي يتم فيها استلام وتسليم مخرجات المشروع رسميًا بعد التأكد من أنها مطابقة للمتطلبات والمواصفات التي تمت الموافقة عليها مسبقًا.
بمعنى آخر، هذه العملية تركز على قبول العمل المنجز من قِبَل العميل أو الجهة المعنية (Stakeholder)، وهي بمثابة تأكيد رسمي أن ما تم إنجازه يلبي ما تم التخطيط له في نطاق المشروع.

يتم تنفيذ هذه العملية عادة في نهاية كل مرحلة من مراحل المشروع أو عند اكتمال أحد المخرجات الرئيسية (Deliverables).

ثانياً: الهدف من عملية التحقق من النطاق

الهدف الأساسي من عملية Validate Scope هو الحصول على قبول رسمي للمخرجات من قبل العميل أو صاحب المصلحة، وذلك لتقليل أي خلافات مستقبلية بشأن ما تم إنجازه.
وتساعد هذه العملية في ضمان أن المشروع يسير وفق ما هو متفق عليه وأن جميع الأطراف على دراية بالمخرجات المقبولة والمخرجات التي تحتاج إلى تعديل.

من الأهداف الثانوية أيضًا:

• توثيق الموافقات الرسمية.
• تحديد الفروقات بين ما تم تسليمه وما تم التخطيط له.
• دعم عملية الإغلاق النهائي للمشروع.

ثالثاً: مدخلات عملية التحقق من النطاق

تعتمد عملية Validate Scope على مجموعة من المدخلات الأساسية، وتشمل:

1. خطة إدارة النطاق (Scope Management Plan): تحدد كيفية إدارة النطاق والتحقق منه.
2. وثيقة نطاق المشروع (Project Scope Statement): تصف حدود العمل والمتطلبات المعتمدة.
3. سجل المتطلبات (Requirements Documentation): يحتوي على تفاصيل كل متطلب تمت الموافقة عليه.
4. مصفوفة تتبع المتطلبات (Requirements Traceability Matrix): توضح العلاقة بين المتطلبات والمخرجات.
5. المخرجات المنجزة (Verified Deliverables): وهي المخرجات التي تم التأكد من جودتها مسبقًا في عملية Control Quality.
6. بيانات الأداء للعمل (Work Performance Data): تُستخدم للمقارنة بين ما تم إنجازه والمخطط له.

رابعاً: أدوات وتقنيات التحقق من النطاق

تُستخدم في هذه العملية مجموعة من الأدوات والتقنيات التي تساعد على تقييم المخرجات ومناقشتها مع العميل، ومن أبرزها:

1. الفحص (Inspection):
   وهي التقنية الرئيسية في هذه العملية، وتشمل المراجعة البصرية أو الاختبار أو القياس للتأكد من أن المخرجات مطابقة للمعايير والمتطلبات.
2. مراجعات العملاء (Reviews):
   يُدعى العميل أو صاحب المصلحة لمراجعة المخرجات بشكل مباشر والتأكد من مطابقتها لما تم الاتفاق عليه.
3. الاجتماعات الرسمية (Meetings):
   يتم عقد اجتماعات تسليم ومناقشة المخرجات وتوثيق القبول الرسمي أو طلبات التعديل.

خامساً: مخرجات عملية التحقق من النطاق

عند الانتهاء من هذه العملية، ينتج عنها عدد من المخرجات المهمة، منها:

1. المخرجات المقبولة (Accepted Deliverables):
   وهي المخرجات التي حصلت على الموافقة الرسمية من العميل.
2. طلبات التغيير (Change Requests):
   إذا لم يتم قبول بعض المخرجات، يتم رفع طلبات تغيير لإجراء التعديلات اللازمة.
3. معلومات أداء العمل (Work Performance Information):
   تتضمن بيانات حول المخرجات المقبولة والمرفوضة، وتُستخدم في تقارير الأداء.
4. تحديثات وثائق المشروع:
   مثل سجل الدروس المستفادة، وسجل القبول، وخطة إدارة النطاق.

سادساً: مفهوم ضبط النطاق (Control Scope)

أما عملية ضبط النطاق (Control Scope) فهي عملية مختلفة تمامًا عن التحقق، إذ تركز على مراقبة حالة النطاق وإدارة التغييرات التي تطرأ عليه طوال دورة حياة المشروع.
بمعنى آخر، الغرض منها هو ضمان بقاء النطاق تحت السيطرة وعدم توسّعه بشكل غير مصرح به، وهو ما يُعرف بظاهرة “تسلل النطاق” (Scope Creep).

سابعاً: الهدف من عملية ضبط النطاق

تهدف عملية Control Scope إلى:

• التأكد من أن جميع التغييرات المقترحة في النطاق تمر عبر إجراءات الموافقة الرسمية.
• رصد الفروقات بين العمل المنجز والعمل المخطط له.
• تحديث نطاق المشروع وخططه وفقًا للتغييرات المصرح بها فقط.
• الحفاظ على توافق المشروع مع أهدافه الأساسية دون انحرافات غير مبررة.

ثامناً: مدخلات وأدوات عملية ضبط النطاق

تشمل مدخلات عملية Control Scope:

• خطة إدارة النطاق.
• سجل المتطلبات.
• بيانات أداء العمل.
• تقارير الأداء.
• طلبات التغيير.

وتُستخدم أدوات مثل:

• تحليل التباين (Variance Analysis).
• نظام إدارة التغيير (Change Control System).
• أدوات دعم القرار وإدارة التكوين.

تاسعاً: مخرجات عملية ضبط النطاق

تنتج عنها عادة:

• طلبات تغيير جديدة.
• تحديثات لخطة إدارة المشروع.
• تحديثات في وثائق المتطلبات والنطاق.
• معلومات محدثة حول أداء المشروع.

عاشراً: الفرق بين التحقق من النطاق وضبط النطاق

رغم أن العمليتين ترتبطان بإدارة النطاق، إلا أن هناك فروقًا جوهرية بينهما في الهدف، والتوقيت، والطرف المعني، كما يلي:

العنصر	التحقق من النطاق (Validate Scope)	ضبط النطاق (Control Scope)
الهدف الرئيسي	الحصول على قبول رسمي للمخرجات من العميل	مراقبة النطاق ومنع الانحرافات أو التسلل
التوقيت	يتم بعد اكتمال المخرجات أو في نهاية كل مرحلة	يتم بشكل مستمر طوال دورة حياة المشروع
التركيز	على جودة النتيجة النهائية ومدى مطابقتها للمتطلبات	على عملية التنفيذ ومدى الالتزام بالنطاق المخطط
الجهة المعنية	العميل أو صاحب المصلحة هو من يقبل المخرجات	مدير المشروع وفريق الإدارة هم من يراقبون النطاق
النتائج	مخرجات مقبولة أو طلبات تعديل	تغييرات معتمدة أو ضبط في الخطط
الاعتماد على الجودة	تعتمد على مخرجات Control Quality التي تم التحقق من جودتها مسبقًا	لا تركز على الجودة بل على إدارة النطاق نفسه

الحادي عشر: العلاقة بين العمليتين

توجد علاقة تكامل بين العمليتين، حيث أن:

• عملية Control Scope تُنفَّذ أثناء تنفيذ المشروع لضمان أن النطاق يسير كما هو مخطط له.
• عملية Validate Scope تأتي بعد ذلك للتأكد من أن النتائج النهائية مطابقة ومتفق عليها رسميًا.

بمعنى أن Control Scope تمنع الانحراف قبل حدوثه، بينما Validate Scope توثق القبول بعد حدوثه.

الثاني عشر: مثال تطبيقي لتوضيح الفرق

لنفترض أن هناك مشروعًا لتصميم تطبيق للهاتف المحمول.

• أثناء تنفيذ المشروع، لاحظ مدير المشروع أن العميل طلب إضافة ميزة جديدة لم تكن في النطاق الأصلي.
  → هنا يتدخل Control Scope لتقييم الطلب، ومراجعته عبر لجنة التغيير، والموافقة عليه أو رفضه.
• وبعد الانتهاء من التطبيق وتسليمه، يقوم العميل بمراجعته والتأكد من أنه يلبي كل المتطلبات التي تم الاتفاق عليها سابقًا.
  → هنا يتم تنفيذ Validate Scope للحصول على قبول رسمي من العميل.

خاتمة

يمكن القول إن كلتا العمليتين — التحقق من النطاق وضبط النطاق — تمثلان ركيزتين أساسيتين في إدارة نطاق المشروع بنجاح.
فالأولى (Validate Scope) تهدف إلى ضمان رضا العميل والقبول الرسمي للمخرجات، بينما الثانية (Control Scope) تهدف إلى الحفاظ على استقرار النطاق ومنع التسلل أو التغيير غير المصرح به.

ومن خلال التكامل بينهما، يحقق مدير المشروع توازنًا بين الالتزام بالمواصفات والمرونة في إدارة التغييرات، مما يؤدي في النهاية إلى مشروع ناجح يُسلَّم ضمن الوقت والتكلفة والجودة المتفق عليها.

سجل الان في دورة إدارة المشاريع الإحترافية PMP