ما هي عملية Procurement Management؟

إدارة المشتريات (Procurement Management)

تُعد إدارة المشتريات جزءًا أساسيًا من إدارة المشاريع، حيث تُعنى بالتخطيط والتنظيم والسيطرة على جميع الأنشطة المتعلقة بالحصول على السلع والخدمات المطلوبة من مصادر خارجية لإتمام المشروع بنجاح. هذه العملية ليست مجرد شراء عشوائي، بل هي منظومة متكاملة تهدف إلى ضمان جودة الموردين، الالتزام بالميزانية، وتحقيق أهداف المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد.

تعريف إدارة المشتريات

إدارة المشتريات هي العملية التي يتم من خلالها تحديد ما يحتاج المشروع إلى شرائه أو التعاقد معه من خدمات، وتقييم الموردين، وإبرام العقود، ومراقبة الأداء لضمان تسليم المنتجات أو الخدمات المطلوبة وفق المواصفات والشروط المتفق عليها. بمعنى آخر، هي عملية التخطيط والشراء والإشراف على جميع الموارد الخارجية الضرورية لنجاح المشروع.

تُعتبر إدارة المشتريات من العمليات الحيوية لأي مشروع، سواء كان مشروعًا حكوميًا، صناعيًا، تجاريًا أو تقنيًا، لأن أي خطأ في اختيار الموردين أو توقيت التوريد قد يؤدي إلى تأخير المشروع أو تجاوز التكلفة المخططة.

أهداف إدارة المشتريات

تسعى إدارة المشتريات إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الأساسية، منها:

1. الحصول على السلع والخدمات المناسبة: ضمان أن كل ما يتم شراؤه يلبي احتياجات المشروع ويطابق المواصفات المطلوبة.
2. تحقيق الكفاءة الاقتصادية: البحث عن أفضل الأسعار والعروض لضمان استخدام الموارد المالية بأفضل شكل ممكن.
3. الالتزام بالجودة: اختيار الموردين ذوي السمعة الجيدة لضمان جودة المنتجات والخدمات.
4. إدارة المخاطر المتعلقة بالموردين: مراقبة الموردين والتأكد من التزامهم بمواعيد التسليم والمواصفات، وتقليل احتمالية حدوث مشاكل تؤثر على سير المشروع.
5. تسهيل العمليات الإدارية: من خلال عقود واضحة وشروط محددة، مما يقلل من النزاعات ويضمن سير العمليات بسلاسة.

مكونات إدارة المشتريات

تتضمن إدارة المشتريات مجموعة من الأنشطة الأساسية التي يمكن تقسيمها إلى أربع عمليات رئيسية وفقًا لدليل إدارة المشاريع (PMBOK):

1. التخطيط للمشتريات (Plan Procurement Management)

في هذه المرحلة، يحدد فريق المشروع ما يجب شراؤه أو التعاقد معه من خارج المشروع، ويضع خطة واضحة لكيفية تنفيذ عملية الشراء. تشمل هذه الخطوة:

• تحديد الاحتياجات: ما هي المواد أو الخدمات المطلوبة؟ ما الكمية والجودة المطلوبة؟
• تحليل السوق: دراسة الموردين المحتملين والقدرة على تلبية الاحتياجات.
• تقدير التكاليف: تحديد الميزانية المخصصة للشراء.
• اختيار نوع العقد: سواء كان عقدًا ثابت السعر (Fixed Price) أو عقدًا بناءً على التكلفة (Cost-Reimbursable)، أو عقدًا بالوقت والمواد (Time & Material).

2. إجراء المشتريات (Conduct Procurements)

تشمل هذه العملية الإجراءات العملية للحصول على الموردين والتعاقد معهم، وتتمثل بالخطوات التالية:

• إعداد طلب العروض (RFP أو RFQ): حيث يُرسل إلى الموردين المحتملين دعوة لتقديم عروضهم.
• تقييم العروض: دراسة العروض المقدمة من الموردين وفقًا لمعايير محددة مثل السعر، الجودة، الخبرة، وسرعة التسليم.
• اختيار المورد: اعتماد العرض الأنسب والتفاوض على الشروط النهائية.
• إبرام العقود: توقيع العقد الذي يحدد الالتزامات والمسؤوليات والجدول الزمني للتسليم.

3. إدارة العقود (Control Procurements)

بعد توقيع العقد، يجب متابعة التنفيذ لضمان الالتزام بالشروط المحددة. تشمل هذه العملية:

• متابعة أداء الموردين: التأكد من أن المورد يلتزم بالمواعيد والجودة المتفق عليها.
• إدارة التغيرات في العقود: أي تغييرات في المتطلبات أو الأسعار يجب توثيقها وإدارتها.
• حل النزاعات: التعامل مع أي مشاكل تظهر أثناء التنفيذ بطريقة منظمة وفعّالة.
• التوثيق: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل عمليات الشراء والمراسلات مع الموردين.

4. إغلاق المشتريات (Close Procurements)

تمثل هذه المرحلة نهاية عملية الشراء، حيث يتم التأكد من أن جميع الالتزامات قد تم الوفاء بها، وتشمل:

• استلام المنتجات أو الخدمات: التأكد من أن كل ما تم شراؤه مطابق للمواصفات.
• تسوية الحسابات: دفع المبالغ المستحقة للموردين.
• توثيق الدروس المستفادة: تسجيل أي مشاكل أو نجاحات للاستفادة منها في المشاريع المستقبلية.

أنواع العقود في إدارة المشتريات

تختلف العقود باختلاف طبيعة المشروع وطبيعة المورد، ومن أهم أنواع العقود:

1. عقود السعر الثابت (Fixed Price Contracts): يتفق فيها الطرفان على سعر محدد مقابل المنتج أو الخدمة.
2. عقود التكلفة المستردة (Cost-Reimbursable Contracts): يتحمل العميل تكلفة المشروع، ويتم إضافة هامش ربح للمورد.
3. عقود الوقت والمواد (Time & Material Contracts): يتم الدفع وفق الوقت المستغرق والمواد المستخدمة.
4. العقود المرنة (Flexible Contracts): يمكن تعديل الأسعار أو المواصفات وفق شروط معينة.

أهمية إدارة المشتريات في نجاح المشروع

تتضح أهمية إدارة المشتريات من خلال عدة نقاط رئيسية:

• ضمان استمرارية المشروع: إذا لم يتم شراء المواد والخدمات في الوقت المناسب، قد يتوقف المشروع.
• التحكم في التكاليف: من خلال اختيار الموردين الأفضل وتقييم العروض بعناية، يمكن تقليل التكاليف غير الضرورية.
• تقليل المخاطر: متابعة الموردين وإدارة العقود يقلل من احتمالية حدوث مشاكل تؤثر على سير المشروع.
• تحقيق الجودة: اختيار الموردين الموثوقين يضمن حصول المشروع على منتجات وخدمات عالية الجودة.
• تعزيز التعاون: بناء علاقات جيدة مع الموردين يسهل التعامل معهم في المشاريع المستقبلية.

التحديات التي تواجه إدارة المشتريات

رغم الأهمية الكبيرة لإدارة المشتريات، إلا أنها تواجه بعض التحديات، منها:

1. تأخير الموردين: أي تأخير في تسليم المواد أو الخدمات يؤثر على الجدول الزمني للمشروع.
2. زيادة التكاليف: قد تواجه المشاريع ارتفاعًا غير متوقع في الأسعار أو تكاليف إضافية.
3. مشاكل الجودة: شراء منتجات أو خدمات دون التأكد من الجودة يؤدي إلى مشاكل في التنفيذ.
4. التغيرات في متطلبات المشروع: أي تعديل في متطلبات المشروع يتطلب تعديل العقود وإعادة التفاوض.
5. المخاطر القانونية: العقود غير الواضحة أو الغامضة قد تؤدي إلى نزاعات قانونية.

خاتمة

إدارة المشتريات ليست مجرد عملية شراء، بل هي علم وفن يتطلب تخطيطًا دقيقًا وتنفيذًا متقنًا ومراقبة مستمرة. نجاح أي مشروع يعتمد بشكل كبير على فعالية إدارة المشتريات، حيث تضمن حصول المشروع على الموارد المناسبة في الوقت المناسب وبأفضل جودة ممكنة. من خلال التخطيط الجيد، واختيار الموردين بعناية، وإدارة العقود بفعالية، يمكن للمشروع أن يحقق أهدافه بكفاءة ويقلل من المخاطر المالية والتشغيلية.

إن إدراك أهمية كل مرحلة من مراحل إدارة المشتريات، من التخطيط إلى الإغلاق، يساعد مديري المشاريع على اتخاذ قرارات أفضل، وتحقيق التكامل بين جميع عناصر المشروع، وبالتالي ضمان نجاح المشروع بشكل مستدام.

سجل الان في دورة إدارة المشاريع الإحترافية PMP