إذا اكتشفت مخاطرة جديدة في مرحلة الإغلاق، ماذا تفعل؟

اكتشاف مخاطرة جديدة في مرحلة إغلاق المشروع: خطوات التعامل والإجراءات المتبعة

تعد مرحلة إغلاق المشروع من أهم مراحل دورة حياة المشروع، فهي المرحلة التي يُتأكد فيها من اكتمال جميع الأعمال وتسليم النتائج، وضمان تحقيق الأهداف المحددة. ومع ذلك، فإن اكتشاف مخاطرة جديدة في هذه المرحلة يُعد موقفًا حساسًا، إذ يتطلب التعامل معها بحذر لضمان عدم تأثيرها على النتائج النهائية للمشروع، أو على تحقيق الفوائد المرجوة منه. في هذا المقال، سنتناول بالتفصيل كيفية التعامل مع هذه الحالة وفقًا لأفضل الممارسات في إدارة المشاريع.

أولًا: فهم طبيعة المخاطرة الجديدة

عند اكتشاف مخاطرة جديدة في مرحلة الإغلاق، يجب أولًا تحديد طبيعتها بدقة، لمعرفة مدى تأثيرها على المشروع. المخاطرة قد تكون مالية، زمنية، تشغيلية، قانونية، أو مرتبطة بجودة المنتج النهائي. على سبيل المثال:

• مخاطر مالية: كاكتشاف نفقات غير متوقعة تؤثر على الميزانية النهائية.
• مخاطر زمنية: تأخر في تسليم المستندات النهائية أو الملفات المطلوبة.
• مخاطر تشغيلية أو تقنية: وجود خلل في المنتج أو الخدمة المستلمة.
• مخاطر قانونية أو تنظيمية: التزام غير مكتمل أو مخالفة لشروط العقد.

فهم طبيعة المخاطرة يساعد على اختيار الاستراتيجية الأمثل لمعالجتها، سواء بالقبول، التحويل، التخفيف، أو التجنب.

ثانيًا: تقييم المخاطرة وتحليل تأثيرها

بعد تحديد طبيعة المخاطرة، يجب تقييمها بدقة من خلال تقدير احتمالية حدوثها وشدة تأثيرها على المشروع. الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة تشمل:

• تحليل احتمالية/تأثير المخاطر: تصنيف المخاطرة حسب احتمال حدوثها (من منخفض إلى مرتفع) وتأثيرها على أهداف المشروع (من بسيط إلى شديد).
• تحليل نوعي: وصف المخاطرة من حيث نوعها وأسبابها المحتملة.
• تحليل كمي: استخدام البيانات والأرقام لتقدير التأثير المالي أو الزمني للمخاطرة.

هذا التقييم يوفر صورة واضحة لاتخاذ القرار المناسب حول كيفية التعامل مع المخاطرة في هذه المرحلة المتأخرة.

ثالثًا: إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين

إحدى أهم خطوات التعامل مع أي مخاطرة جديدة، وخاصة في مرحلة الإغلاق، هي التواصل الفوري مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. ذلك يشمل:

• العميل أو الجهة المستفيدة: لضمان اطلاعهم على المخاطرة وتأثيرها على التسليم النهائي.
• فريق المشروع: للحصول على وجهات نظر تقنية وحلول عملية للتعامل مع المخاطرة.
• إدارة المخاطر أو مكتب إدارة المشاريع (PMO): لتقييم المخاطر وفق السياسات والإجراءات الرسمية.

إشراك الأطراف المعنية يضمن الشفافية ويقلل من المخاطر المحتملة على سمعة المشروع أو المؤسسة.

رابعًا: تطوير خطة استجابة للمخاطرة

بعد تقييم المخاطرة وإشراك الأطراف المعنية، يجب وضع خطة استجابة واضحة، تشمل:

1. تجنب المخاطرة: إذا كان بالإمكان تعديل بعض الأنشطة أو الإجراءات لتجنب حدوث المخاطرة.
2. التحكم أو التخفيف: تقليل احتمال حدوث المخاطرة أو تقليل تأثيرها على المشروع من خلال حلول بديلة أو احتياطات إضافية.
3. القبول: في حالة كانت المخاطرة بسيطة ولا تؤثر بشكل جوهري على تسليم المشروع، يمكن قبولها ومراقبتها.
4. التحويل: نقل المخاطرة إلى طرف آخر، مثل المقاول أو المورد أو جهة تأمين، إذا كان ذلك مناسبًا.

خطة الاستجابة يجب أن تكون محددة بالمسؤوليات، المدة الزمنية، والموارد المطلوبة للتنفيذ، لضمان عدم ترك المخاطرة دون معالجة.

خامسًا: توثيق المخاطرة في سجل المخاطر

توثيق المخاطرة الجديدة في سجل المخاطر هو خطوة حاسمة، حتى لو كانت المخاطرة مكتشفة في مرحلة الإغلاق. يجب أن يتضمن التوثيق:

• وصف المخاطرة.
• سبب اكتشافها في هذه المرحلة المتأخرة.
• تقييمها من حيث الاحتمالية والتأثير.
• خطة الاستجابة المختارة.
• الشخص المسؤول عن مراقبتها أو التعامل معها.

توثيق المخاطر يساهم في الاستفادة منها في مشاريع مستقبلية ويشكل جزءًا من الدروس المستفادة.

سادسًا: تنفيذ خطة الاستجابة

بعد وضع خطة الاستجابة، يأتي دور التنفيذ. في مرحلة الإغلاق، يجب أن يكون التنفيذ سريعًا وفعالًا لتجنب أي تأثير سلبي على:

• التسليم النهائي للمشروع.
• رضا العميل أو الجهة المستفيدة.
• الموازنة المالية النهائية.
• الجدول الزمني لإغلاق المشروع.

قد يتطلب الأمر اتخاذ إجراءات عاجلة مثل تعديل مستندات التسليم، إجراء فحص جودة إضافي، أو التواصل الفوري مع الموردين.

سابعًا: مراجعة وتحديث خطة الإغلاق

اكتشاف مخاطرة جديدة في مرحلة الإغلاق قد يستدعي تعديل بعض مخرجات عملية الإغلاق، مثل:

• قوائم التسليم النهائية.
• تقرير الدروس المستفادة.
• تقرير الأداء النهائي للمشروع.
• المراجعة النهائية للمخاطر.

يجب التأكد من أن أي تعديل يتم بشكل رسمي وموثق، حتى يكون هناك وضوح في المسؤوليات والنتائج.

ثامنًا: استخلاص الدروس المستفادة

حتى بعد معالجة المخاطرة، من المهم توثيق الدروس المستفادة، وتشمل:

• أسباب ظهور المخاطرة في مرحلة متأخرة.
• كيفية اكتشافها ومعالجتها.
• نجاح أو قصور خطة الاستجابة.
• التوصيات للمشاريع المستقبلية لتجنب ظهور مخاطر مشابهة.

هذا يضمن تحسين ممارسات إدارة المخاطر ويعزز من خبرة فريق المشروع.

تاسعًا: الخلاصة

اكتشاف مخاطرة جديدة في مرحلة الإغلاق يُعد تحديًا كبيرًا، لكنه فرصة لتعزيز خبرة الفريق وتحسين جودة التسليم النهائي. التعامل مع المخاطرة يجب أن يكون منظمًا وفق الخطوات التالية:

1. فهم طبيعة المخاطرة وتحديد نوعها.
2. تقييم المخاطرة وتحليل تأثيرها.
3. إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين.
4. تطوير خطة استجابة واضحة وفعالة.
5. توثيق المخاطرة في سجل المخاطر.
6. تنفيذ خطة الاستجابة بسرعة ودقة.
7. مراجعة وتحديث خطة الإغلاق حسب الحاجة.
8. استخلاص الدروس المستفادة لتحسين المشاريع المستقبلية.

باتباع هذه الخطوات، يمكن لفريق المشروع إدارة المخاطر المكتشفة في مرحلة الإغلاق بفعالية، والحفاظ على جودة المشروع ورضا أصحاب المصلحة، مع تقليل أي تأثير محتمل على النتائج النهائية.

سجل الان في دورة إدارة المشاريع الإحترافية PMP